Das ideale Dokumentations-Tool

Das ideale digitale Dokumentationswerkzeug für die wissenschaftliche Arbeit in meiner idealen Welt wäre 

  • kollaborativ - weil Wissenschaft Team-Arbeit ist
  • aber auch fähig klare Nutzerrechte (lesen, schreiben, Inhalte löschen, etc.) zu verwalten und ggf
  • webbasiert, mit niedriger  technischer Einstiegshürde, ein moderner Browser auf einem beliebigen Endgerät sollte reichen um es zu benutzen
  • echtzeitfähig, so dass alle Benutzer sofort alle Änderungen sehen können und gleichzeitiges Bearbeiten ohne Sperr-Mechanismen (Locking) möglich ist
  • revisionsfähig, so dass 
  • offline benutzbar - weil man nunmal nicht überall Netz hat 
  • Open Source - weil man sich dann (zumindest theoretisch) von keiner Institution bezüglich der Entwicklung abhängig macht
  • leicht zu bedienen und zu erlernen um jedem potentiellen Benutzer einen Zugang zu ermöglichen
  • möglichst barrierefrei
  • bereit für vollkommen freie Gliederungen des Inhalts durch freie Inhalts-Hierarchien, Tags, Übersichtsseiten von Inhaltstypen
  • fähig frei gestalteten Inhalt aufzunehmen
  • mit einer komfortablen Medienverwaltung ausgestattet und 
  • fähig alle sinnvollen Datei- und Medienformate 
  • in der Lage ansehnlichen Formelsatz (sowohl mathematischen als auch chemsichen) zu produzieren
  • leicht zu sichern 
  • mit allen wünschenswerten Daten-Exportmöglichkeiten ausgestattet
  • auf einem Server unter meiner Kontrolle gehostet
  • transparent, sowohl was den Entwicklungsprozess als auch was die Nutzerdaten betrifft
  • stabil
  • einfach zu warten und zu pflegen
  • möglichst kostenlos

Im Wesentlichen sind meine drei aktuell verwendeten Dokumentationswerkzeuge, Stift und Papier in Form von Laborbüchern (die hier mal aus der Diskussion rausfallen sollen), eine Mediawiki-Installation auf einem eigenen Server und Google-Docs

Das Wiki erfüllt für die Dokumentation fast alle oben geforderten Eigenschaften: Es ist offen und kostenlos, man kann Inhalte beliebig gliedern und sehr frei gestalten, kann Medien und Formeln einbinden, hat ein Revisions-System und läuft ausschließlich im Browser.

Allerdings hat es auch einige gravierende Einschränkungen: Es ist nicht echtzeitfähig, gleichzeitige Bearbeitungen von Inhalten erfordern ein Sperrungs (Locking) Mechanismus und können zu inkonsistenten Zuständen führen und die Einstiegshürde ist vergleichsweise groß. Man muss sich mit der etwas arkanen Wiki-Syntax auseinandersetzen und verstehen was eine Auszeichnungssprache ist. Für jemanden der schonmal mit HTML/CSS oder LaTeX gearbeitet hat, ist das sicherlich keine große Hürde, aber die meisten Menschen denen man so im Alltag begegnet kennen nur die Word/Powerpoint/Office Metapher und die damit zusammenhängenden Mechanismen. Und ehrlich gesagt, vor solchen Menschen zu vertreten, sie sollen die verquere Tabellen-Syntax des Wikis lernen (inklusive hexadezimaler RBG Farbcodes) um kollaborativ dokumentieren zu können, fällt selbst mir nicht leicht. 

Auf der anderen Seite gibt es Google-Docs, und Google-Docs ist in vielerlei Hinsicht das Gegenteil zu einem Wiki, vor allem entspricht Google-Docs ziemlich exakt dem was die meisten schon gut kennen und jeden Tag nutzen: Ihrem Office-Paket. Wenn man jemandem Google-Docs erklären will, reicht es meist zu sagen: “Du hast ein Office-Dokument im Browser an dem man gemeinsam arbeiten kann”. Die Einstiegshürde ist gering: Man muss keine neue Auszeichnugssprache lernen und alles funktioniert so ähnlich wie auf dem Desktop. Man sieht in Echtzeit die Bearbeitungen der anderen und kommt sich im Allgemeinen nicht beim editieren in die Quere. 

Aber (und das ist ein großes Aber) man hat nur eine lose Sammlung einzelner, isolierter Dokumente vor sich. Jedes einzelne steht für sich, ganz wie das bei einem Desktop-Office auch wäre. Es ist nicht möglich, eine konsistent gegliederte, übergreifende Dokumentation aufzubauen, sondern man kann nur einzelne Dokumente, gleichsam einzelne Zettel, in irgendwelche Fächer einsortieren. 

Google Docs ist für mich daher kein wirkliches Dokumentations-Werkzeug, sondern eignet sich eigentlich nur um ganz klar abgegrenzte, definierte Dokumente gemeinsam zu erstellen: Das Konferenz-Abstract, die ToDo Liste für die Veranstaltung, die Zusammenfassung der einzelnen Messreihe. 

Für die nähere Zukunft wünsche ich mir, dass ein Wiki mit den Fähigkeiten von Google-Docs verschmolzen wird. Ich möchte ein Wiki haben, dass Bearbeitungen in Echtzeit anzeigt und grundlegende Bearbeitungen ermöglicht ohne Wiki-Syntax zu lernen mir aber bei der Gliederung meiner Inhalte keinerlei Ketten anlegt.